Olark und Datenschutz – Was in die Datenschutzerklärung gehört
Kompakte Anleitung zu Olark: verarbeitete Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen (DSGVO) und was Webseitenbetreiber in ihre Datenschutzerklärung aufnehmen müssen.
Olark und Datenschutz – Was in die Datenschutzerklärung gehört
Setzt ein Webseitenbetreiber Olark ein, verarbeitet er technische Besucher- und Kommunikationsdaten zum Zweck der Bereitstellung eines Live-Chat-Dienstes auf Basis von berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie von Einwilligung (§ 25 TDDDG) für das Setzen von Cookies. Olark wird von dem US-amerikanischen Unternehmen Habla, Inc. betrieben, was eine Drittlandübermittlung in die USA begründet, für die angemessene Garantien zu dokumentieren sind. Dieser Leitfaden erläutert, welche Informationen Webseitenbetreiber in ihre Datenschutzerklärung aufnehmen müssen und welche Besonderheiten der Einsatz von Olark mit sich bringt.
A. Zweck und Funktionsweise von Olark
Olark ist ein schlankes Live-Chat-Tool, das primär für den direkten Kundensupport auf Websites konzipiert ist. Im Vergleich zu umfangreichen Unified-Messaging-Plattformen konzentriert sich Olark auf die Kernfunktion: die Echtzeitkommunikation zwischen Webseitenbesuchern und Support-Mitarbeitenden über ein Chat-Widget.
Die Integration in eine Website erfolgt durch Einbinden eines JavaScript-Snippets in den <head>-Bereich der Website. Sobald ein Besucher die Seite aufruft, lädt das Widget und stellt eine Verbindung zu den Servern von Olark her – unabhängig davon, ob der Besucher das Chat-Fenster tatsächlich öffnet. Das Widget erscheint typischerweise als kleines Chat-Symbol in einer Ecke des Bildschirms und kann vom Betreiber gestalterisch angepasst werden.
Neben der Basis-Chatfunktion bietet Olark Funktionen wie vorgefertigte Antworten, Chat-Transkripte, einfache Besucherübersicht und Auswertungen. Olark positioniert sich bewusst als einfach zu bedienendes Tool ohne komplexe Marketing- oder CRM-Funktionen. Das Unternehmen Habla, Inc. hinter Olark ist als Certified B Corporation zertifiziert und positioniert Datenschutz als wichtigen Aspekt seiner Unternehmensidentität.
B. Pflichtangaben für die Datenschutzerklärung beim Einsatz von Olark
Der Einsatz von Olark verpflichtet Webseitenbetreiber zur Transparenz gegenüber ihren Besuchern gemäß Art. 13 DSGVO. Die Informationspflichten umfassen zunächst die Angabe der Verarbeitungszwecke (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO): die Bereitstellung des Live-Chat-Dienstes und die direkte Kommunikation mit Besuchern. Darüber hinaus sind die Rechtsgrundlagen sowie – bei Berufung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – die konkreten berechtigten Interessen des Betreibers zu nennen (Art. 13 Abs. 1 lit. d DSGVO).
Da Olark von einem US-amerikanischen Unternehmen betrieben wird und Daten in die USA übermittelt werden, greifen die Informationspflichten zu Drittlandübermittlungen nach Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO. Webseitenbetreiber müssen angeben, auf welcher Grundlage (z. B. Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework) die Übermittlung erfolgt. Der Empfänger Habla, Inc. (Olark) ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO anzugeben (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO). Zur Speicherdauer oder den Kriterien für ihre Festlegung müssen ebenfalls Angaben gemacht werden (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist das Einfügen generischer Textbausteine für jeden einzelnen Dienst in die Datenschutzerklärung. Diese Methode führt oft zu inkonsistenten, schwer lesbaren Texten, die die tatsächliche Verarbeitungssituation nicht korrekt abbilden. Empfehlenswert ist stattdessen ein strukturierter, themenorientierter Ansatz, der Empfänger und Zwecke systematisch darstellt – zum Beispiel unter einer Rubrik „Live-Chat und Kundenkommunikation" mit einer Empfängerliste.
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C. Anbieter: Olark
Unternehmensname: Habla, Inc. (d/b/a Olark)
Anschrift: 427 N Tatnall St #73055, Wilmington, DE 19801, USA (nach verfügbaren Unternehmensregisterdaten; [vom Betreiber zu verifizieren])
Sitzland: USA
Data Privacy Framework (DPF): Olark/Habla, Inc. war zum Zeitpunkt der Recherche nicht als aktiver DPF-Teilnehmer in der öffentlich zugänglichen DPF-Teilnehmerliste des U.S. Department of Commerce nachweisbar. [vom Betreiber zu verifizieren] – im Zweifel sind Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als Transfermechanismus zu dokumentieren.
Privacy Policy: https://www.olark.com/privacy-policy
DPA-Kontakt: Olark stellt nach eigenen Angaben ein Standard-Data-Processing-Agreement (DPA) zur Verfügung, das per E-Mail an dpo@olark.com angefordert werden kann.
D. Datenverarbeitung – Ablauf beim Einsatz von Olark
Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem Olark-Widget lädt das JavaScript-Snippet und stellt eine Verbindung zu den Olark-Servern her. Zu diesem Zeitpunkt werden automatisch technische Daten erfasst: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Geräteinformationen, aufgerufene URL und HTTP-Referrer. Öffnet der Besucher das Chat-Fenster und schreibt eine Nachricht, werden zusätzlich die Chatinhalte sowie optional angegebene Kontaktdaten (Name, E-Mail) übertragen.
Olark speichert Daten auf Servern in den USA. Cookies werden im Browser des Besuchers gesetzt: Nach öffentlich dokumentierten Quellen setzt Olark unter anderem die Cookies hblid (Besucher-Identifikator, dauerhafter Cookie zur Wiedererkennung bei Folgebesuchen) sowie wcsid (Session-Identifikator für die aktuelle Chat-Sitzung). Hinzu kommen gegebenenfalls weitere technische Cookies.
Olark verarbeitet die Daten zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Chat-Dienstes, zur Anzeige der Besucherinformationen im Agent-Dashboard sowie für Analyse und Verbesserung des Dienstes. Der Betreiber kann über sein Olark-Dashboard auf Chat-Transkripte und Besucherdaten zugreifen, diese exportieren und auswerten.
Habla, Inc. verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Eine Datenweitergabe an Dritte kann gemäß der Olark-Privacy-Policy im Rahmen des Betriebs des Dienstes erfolgen, beispielsweise an Subprozessoren für Hosting, Analyse und Support. Details zur Subprozessorenliste sind im Rahmen des DPA-Abschlusses mit Olark zu erfragen.
Chat-Transkripte verbleiben grundsätzlich im Olark-System, bis sie vom Betreiber aktiv gelöscht werden. Cookies im Browser des Besuchers laufen nach unterschiedlichen Zeiträumen ab: Session-Cookies wie wcsid erlöschen beim Schließen des Browsers, persistente Cookies wie hblid bleiben für eine längere Dauer gespeichert. Die genaue Aufbewahrungsdauer für serverseitige Daten [vom Betreiber im DPA zu klären].
E. Erhobene Daten beim Einsatz von Olark
Olark erhebt Daten sowohl passiv (durch das bloße Laden des Widgets) als auch aktiv (durch Interaktion des Besuchers mit dem Chat).
Webserver-Protokolldaten:
IP-Adresse des Besuchers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Referrer (Herkunftsseite), HTTP-User-Agent-Informationen.
Endgeräte-Daten:
Gerätetyp (Desktop, Tablet, Smartphone), verwendetes Betriebssystem.
Browserinformationen:
Name und Version des verwendeten Browsers.
Grobe Standortdaten:
Aus der IP-Adresse abgeleitete geografische Informationen (in der Regel Land und Stadt).
Klickpfade:
Die aktuell besuchte Seite sowie gegebenenfalls der bisherige Navigationspfad innerhalb der Website, der dem Support-Agenten im Dashboard angezeigt wird.
Nutzer-Inhalte:
Chat-Nachrichten im Volltext, vom Besucher angegebene Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse), die im Pre-Chat-Formular erfasst werden können, falls vom Betreiber aktiviert.
Nutzungskonto-Daten (Betreiberseite):
Für die Support-Agenten werden E-Mail-Adresse und Name für die Kontoverwaltung verarbeitet; dies betrifft jedoch die Mitarbeitenden des Betreibers, nicht die Webseitenbesucher.
F. Nutzungszwecke beim Einsatz von Olark
Funktionsbereitstellung:
Kernzweck ist die technische Bereitstellung und der Betrieb des Live-Chat-Widgets, das die Echtzeitkommunikation zwischen Besucher und Support-Mitarbeitendem ermöglicht.
Kommunikation:
Die erhobenen Daten dienen der direkten Kommunikation zwischen dem Webseitenbetreiber (bzw. seinen Agenten) und den Besuchern, insbesondere für Kundenservice, Beantwortung von Anfragen und technischen Support.
Sicherheit und Missbrauchsschutz:
Technische Protokolldaten werden genutzt, um missbräuchliche Nutzung des Chats zu erkennen und die Systemintegrität zu wahren.
Allgemeine Produktverbesserung:
Olark verarbeitet Nutzungsdaten nach eigenen Angaben auch zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Dienstes.
G. Rechtsgrundlagen
Olark ist ein Live-Chat-Tool, und für dessen Einsatz kommt als primäre Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse des Webseitenbetreibers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) in Betracht. Das berechtigte Interesse liegt typischerweise in der Bereitstellung eines direkten, effizienten Kommunikationskanals für Support-Anfragen und Kundenkommunikation. Im Rahmen der erforderlichen Interessenabwägung sind die schutzwürdigen Interessen der Besucher gegenüber dem Interesse des Betreibers abzuwägen.
Für die von Olark gesetzten Cookies gilt zusätzlich § 25 TDDDG: Nicht-essenzielle Cookies, die dem Tracking oder der Wiedererkennung von Besuchern dienen (etwa hblid), setzen eine vorherige Einwilligung des Besuchers voraus. Nur für den technischen Betrieb des Chats unbedingt notwendige Cookies können gegebenenfalls einwilligungsfrei gesetzt werden.
Da Olark ein US-Unternehmen ist, stellt jede Übermittlung personenbezogener Daten an Olark eine Drittlandübermittlung dar, die einer Rechtsgrundlage nach Art. 46 oder Art. 49 DSGVO bedarf. Wenn eine DPF-Zertifizierung nicht vorliegt oder nicht verifiziert werden kann, sind Standardvertragsklauseln (SCCs) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als Transfermechanismus einzusetzen und im DPA zu verankern.
Der DPF-Status von Habla, Inc. (Olark) ist vom Betreiber eigenständig und aktuell im offiziellen DPF-Teilnehmerverzeichnis unter dataprivacyframework.gov zu prüfen. Im Zweifel sind SCCs zu vereinbaren und zu dokumentieren.
H. Besonderheiten und Hinweise
Drittlandtransfer USA:
Da Habla, Inc. ein US-amerikanisches Unternehmen ist und Daten auf US-Servern verarbeitet werden, ist jede Übermittlung personenbezogener Daten nach Art. 44 ff. DSGVO zu beurteilen. Webseitenbetreiber sollten vor Inbetriebnahme sicherstellen, dass ein angemessener Transfermechanismus dokumentiert ist – entweder eine bestätigte DPF-Zertifizierung oder im DPA vereinbarte SCCs.
DPA / Auftragsverarbeitungsvertrag:
Olark stellt nach eigenen Angaben ein Standard-DPA bereit, das bei dpo@olark.com angefordert werden kann. Bei Bedarf ist ein individuell angepasstes DPA möglich, was nach Angaben des Anbieters einen Wechsel zum Olark-Pro-Plan erfordern kann. Der Abschluss eines DPA ist nach Art. 28 DSGVO verpflichtend.
Cookies:
Olark setzt nach öffentlich dokumentierten Quellen u. a. folgende Cookies: hblid (persistenter Besucher-Identifikator), wcsid (Session-Identifikator). Der Einsatz dieser Cookies sollte im Cookie-Banner und in der Datenschutzerklärung transparent gemacht werden. Für hblid als persistenter Tracking-Cookie ist nach § 25 TDDDG typischerweise eine Einwilligung einzuholen.
Einfaches Tool – überschaubarer Datenumfang:
Olark ist bewusst auf die Kernfunktion Live-Chat ausgerichtet ohne komplexe Marketing- oder Tracking-Features. Der Datenumfang ist dadurch im Vergleich zu umfangreicheren Plattformen tendenziell geringer, was die datenschutzrechtliche Bewertung vereinfacht.
Opt-Out und Betroffenenrechte:
Besucher können das Chat-Widget durch Nicht-Interaktion nutzen, ohne Kontaktdaten preiszugeben. Für die Ausübung von Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung etc.) gegenüber Olark ist der Webseitenbetreiber als Verantwortlicher erster Ansprechpartner; er muss entsprechende Anfragen an Olark (als Auftragsverarbeiter) weiterleiten.
I. FAQ
J. Fazit
Olark ist ein fokussiertes Live-Chat-Tool ohne überschießende Tracking-Features, was die datenschutzrechtliche Bewertung vergleichsweise überschaubar macht. Dennoch sollten Webseitenbetreiber die wichtigsten Punkte nicht vernachlässigen: die Drittlandübermittlung in die USA mit dokumentiertem Transfermechanismus, den Abschluss eines DPA sowie die korrekte Behandlung der gesetzten Cookies im Cookie-Consent.
Generische Textbausteine, die Olark pauschal als „DSGVO-konform" bezeichnen, greifen zu kurz. Die Datenschutzerklärung muss die individuelle Konfiguration des Betreibers widerspiegeln und konkrete Angaben zu Rechtsgrundlagen, Empfängern und Drittlandübermittlungen machen. Ein strukturierter, themenorientierter Aufbau der Datenschutzerklärung ist dabei einer Sammlung separater Textbausteine vorzuziehen.
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information zu Olark und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Die Darstellung basiert auf öffentlich zugänglichen Angaben des Anbieters und recherchierbaren Quellen. Stand: 2026-05-06.
Autorenschaft
Dieser Wissensbeitrag wird von der matterius GmbH bereitgestellt. matterius ist keine Kanzlei und erbringt keine Rechtsberatung.
matterius wird inhaltlich begleitet von Dr. Thomas Helbing, Fachanwalt für IT-Recht in München.
Dr. Helbing wird seit 2020 durchgehend bis heute (2026) vom Handelsblatt als einer der „Deutschlands besten Anwälte" im Bereich IT-Recht und Datenschutzrecht ausgezeichnet.
Laut Kanzleimonitor.de (Ausgaben 2024–2026) zählt er zu den führenden Anwälten für Datenschutz und IT-Recht und ist unter den Top-100 Anwälten in Deutschland gelistet. Kanzleimonitor gilt als besonders aussagekräftige Marktstudie, da sie ausschließlich auf persönlichen Empfehlungen von Unternehmensjuristen basiert.
Dr. Helbing verfügt über langjährige Beratungserfahrung im Datenschutz- und IT-Recht und berät Mandanten unterschiedlichster Größen, vom Startup über wachstumsstarke SaaS-Unternehmen und Unicorns bis hin zu internationalen Konzernen.
Sein beruflicher Hintergrund umfasst das gesamte Spektrum der Praxis im IT- und Technologierecht. Er begann seine Laufbahn in einer internationalen Großkanzlei, sammelte anschließend Inhouse-Erfahrung in einem DAX-Unternehmen und ist selbst Unternehmer und Gründer mehrerer digitaler Projekte. Darüber hinaus verfügt er über praktische Programmiererfahrung, wodurch er technische Systeme, Softwarearchitekturen und digitale Geschäftsmodelle nicht nur juristisch, sondern auch aus technischer Perspektive versteht.
Zu seinen Mandanten zählen seit vielen Jahren unter anderem Technologieunternehmen und SaaS-Anbieter, führende deutsche Forschungseinrichtungen sowie eine systemrelevante deutsche Großbank. Seine Beratungsschwerpunkte liegen insbesondere in den Bereichen DSGVO-Compliance, Datenökonomie, SaaS, KI-Regulierung und IT-Vertragsrecht.
Mehr über Dr. Helbing: www.thomashelbing.com
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